仕事での質問の仕方

仕事における質問の仕方。

あまり考える事はないところかと思いますがとっても重要。

それは知りたい情報を的確に相手に伝えて明確な情報を引き出す為には必要不可欠です。

朝礼での話や、上司との話、支持や指令などなど仕事をする上で何かと「説明」と言うものがありますよくあるのがどんな質問をしたらいいかわからないとかをよく聞きます。
新人の方によくありますね。

なかなか致命的で大問題な疑問なのですが自分が今何をやろうとしているのか、何を求められているのかをイメージする事が大事です。
自分は今、どんな会社にいる?どんな職種?この時点で何もわからないのは致命的ですがせめて自分が今何を求められているのかのイメージングは質問する側にとって必須事項です。
質問の方法は多彩ですが、本当にわからない事を聞きましょう。

質問とは

質問

「質」=クオリティー・完成度

「問う」=解らない、理解出来ない。

この二つの要素があってこその「質問」となるわけです。

これが重要なわけで薄っぺらい内容ですと答える側も呆れてしまいます。

よく「質問が無いやつは何も考えていない」など仕事を始めるにあたって面接の時に「最低限1つはなにか質問したほうがいい」などと教える人がいますが大きな間違いです。

わざわざ知りたくもない情報を引き出したところで時間の無駄だし興味がなければ何を聞いたかなんて数時間後には忘れてしまいます。

きちんと1回で理解出来る人は説明を受けてその他の背景も読み取れる抽象度があるから質問なんてありません。
そんな人も実際存在します。

質問を質問に出来ない?

はてな

言葉を知らない、言葉に出来ない、そんな人は本を読む事をおすすめします。
言語とは学習する事により身に付くもので、本来の日本語の性質すらも理解できていなければ綺麗な質問にはなりません。
最初はわからない単語も出てくるでしょうが、それは自分で辞書を引くなり、今はインターネットがありますからこのブログにたどり着いたように単語を調べてみましょう。
それを日々やっていくにつれて綺麗な質問方法が作れるようになって来ます。
僕は高校生の頃までほとんど漢字も読めず言葉なんて知りませんでした、始まりはゲームのRPGです(笑)
読めないワードがあると勿論ゲーム進行が止まるわけですから頑張って漢字を調べてゲームをしていた記憶があります今では最低でも月に4・5冊は本を読んでいますね、僕にとってはまだまだ少ないほうだとは思いますが。

本棚
紙の本が嫌ならばスマホ時代の今です、電子書籍なども販売されているので重たい本を持ち歩く必要も無いですしね。

選ぶ本は自分に関連する本でもいいし多読でもいいでしょう。

多読とは全く関係の無い本を読んで今まで全く知らなかった情報を取り入れると言う方法です。
特にそんな趣味がないのなら自分が好きな本でいいんです、それも絵だけの本ではなく文字だけの本です。

漫画ではいけません、文字数が圧倒的に少ないし絵が邪魔です。

読み慣れて来たらスラスラと難なく読めるようになりますのでご安心を。

質問力とは言葉の組み合わせのバラエティーを増やすと言う作業も必要になって来ます。


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説明者が下手だから理解出来ない

顎を触る

これもうなずける内容です。
会社での教育係りは「素人」です。
その中でもコーチングの学びや心理の原理、思考習慣法などを学んでいる人は少数派かもしれませんね。
そうなれば勿論説明下手も沢山いる事になります。
ですから説明がわからない。理解不能も多々あるかと思います。
しかし、自分に抽象度があれば下手な説明から何を言いたいのかは自ずと浮き出てきます。
こうなってくるとある程度の言葉を知っておく必要性が出てきます。
「申し訳ないのですが、一部分のお話が聞き取れなかったのでもう一度お願いしてもよろしいでしょうか?」と言ってあげればいいだけの事です。
自分が知りたい情報を引き出す為にはこんな意見も必要です。
相手は怒ったり凹んだりしてしまうかもしれませんが、説明者がそのような感情を持つと言うのは説明者ではありません。

質問をする時のイメージが大切

例えば  物流業務の話。
あなたは初めての業務を任され説明を受けました。
倉庫内(物流)の仕事だったとします。

あなたは新入社員、前日には構内案内をされてどこで何をしているかを一通り説明を受けました。そして今日は本格的な業務説明に入ります。
今からこの荷物(割れ物のシールが貼られた段ボール箱)をこのスキャナーを使い箱に貼ってあるバーコードをスキャンして検品して下さい。

段ボール箱

スキャナーの細かい使い方は後で実況しながら説明します。
検品した箱を今あるAエリアからBエリアに手に持って移動させて業務は完了します、そうすると他の作業者がBエリアから荷物を運び出しトラックへ積んでくれます。
まずは一度教育者である私がやってみますね。
では、他に質問はありますか?
もの凄く単純な説明ですがここで何を質問しますか?

もし仕事の速度などが気になる場合だと。
質問例としては「AエリアからBエリアまでの移動時間に規定はありますか?」
(出荷に対する時間制限)平均の移動速度は?

と聞くのもいいでしょう。

もし体力に自信が無い場合だったら
「その箱の中身はいつも決まっているのですか?重量は平均で大体何キロくらいですか?」

ですかね。

質問の受け答えに数字を使えるようにすると返事をしやすいです。

運搬作業
仕事なので出荷、つまりお客様が求めている時間制限があるのかどうかトラックに積み込む時間に制限があるのかないのかだけでも知ると働く時に急かされるのかどうかを知る事も出来ますね。
会社が必要としている物流速度(人件費・単価の問題)これを知る為に運搬時間を聞きます。
中身を聞くのはあらかた何が入っているか知れば物流速度をある程度計算出来るからです。


仮に中身がガラス製品であれば壊れやすいと言う認識ができるので慎重に運ばなければなりませんのでその分時間が掛るだろうし「取り扱いは十二分に注意しなければいけないな。」という見込みも出来ます。
一般の家電製品ならある程度の衝撃には耐えるように設計されている物ばかりなので(本当は取り扱い注意ですけどね。。。)その分移動速度も速く運べますよね。
構内のルールは企業ごとに作られています(規則、一部社則)のでNGの運び方などもあるでしょうが上記の説明を受ける前に教わっていて当然です、もし教わっていないのであれば企業としては論外の所ですので除外します。

規則=法律で定められている制定法等 例:消火器具の使用に際して容易に持ち出す事が出来る箇所に設置すること。

[条文:消防法施行令第10条第2項第2号 抜粋]

社則=その会社独自のルール 例:原則スーツ姿で出勤しなさい。

[社長からの指示や従業員、企業に属する者が作ったルール・規律]

※ここで余談ですが、社則は破っても法律に罰せられないが、規則は法的根拠を持っているので罰せられる場合があります。結構この部分で物事を混同している人が多く法律違反している人が多いところでもありますね。

その点を総合的に見て質問を浴びせましょう。

上記の状況で質問方法がおかしいと思うような質問はと言いますと。
トイレはどこですか?(いるんです本当に。もう論外です。)

スキャナーはどうやって使うんですか?(後で教えると言われたから。)

Bエリアってどこですか?(構内案内で教えてもらっているはずです、本来その時に聞く事です。)

これは僕が創造の中で作ったエピソードですので実際の業務ですとさまざまな疑問や問題が生じるかと思いますので実際やってみるとまた違った質問がでるかと思いますが何となくでもご理解いただけたでしょうか。
ちなみに僕は運搬業務はやった事はありません。。。(笑)

想像力も大事ですね。

質問は的を絞った方法で聞くといいですね。

あやふやな質問は答えるほうも大変だし時間も掛かってしまいます。

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